近年来，江苏省常熟市社保中心切实抓好电子档案管理工作，以“数智经办”为契机，同步谋划和开展电子档案建设工作，在江苏省人社一体化信息平台中构建完善业务档案系统，以子系统的形式有机衔接档案管理和业务经办，建设“档案电子化加工厂”，实现全省人社档案信息资源的集中、统一、完整、规范、安全有效管理，进一步促进社保经办数字化转型升级，提升社保服务经办效能。
一是电子化变革增量档案，查询更便捷。近日，常熟市某供应链管理有限公司因单位劳动纠纷，需要调阅员工于某的退工停保花名册。“本以为楼上楼下要跑两趟档案室才能查阅经办档案，没想到窗口经办人员了解我的需求后，直接为我打印了档案，大大提升了工作效率。”该公司人事经理说。
通过对原有档案流程进行深入分析，常熟市社保中心从业务实际出发，再造业务材料归档流程、归档范围、归档方式，将网办过程中提交的电子材料及经办过程中高拍仪拍摄的业务材料等经办信息同步生成电子档案，无需人工归档，实现业务档案一体化。
原先基层人社平台的业务档案需定期送至市社保中心入库管理，现在办事人员无需市镇两级往返，实现收集、组卷、移送、审核全流程线上办理。目前，养老、工伤等85项社保业务可以直接生成电子档案，2022年以来已生成电子档案1537卷，纸质档案较往年减少50%。
二是标准化加工存量档案，保管更智能。“这是我多年前的参保减员材料。我找了很久都没找到，没想到社保中心电脑里就有，输入我的姓名就找到了，真是太感谢了！”近日，外地参保人员李先生临近退休，单位审核档案时发现缺少常熟的离职证明。由于时间久远、单位人事几经变更等原因，李先生翻阅了大半天仍未找到。2022年年底，随着最后一卷机关事业存量档案数字化加工顺利完成，江苏省人社一体化系统上线过渡期的2065卷机关事业养老保险业务档案全部实现电子化转型，群众的社保档案无一遗漏进入电脑数字库，使保管更安全、查询更方便。
为满足人民群众便捷高效查询档案的需求，常熟市社保中心对2014年10月起至2021年底的所有机关事业社会保险库存业务档案统一进行标准化加工，把群众最关心的重要业务手续，如参保、转移、退休等作为整理首选，按照档案管理标准进行档案整理、目录编制、扫描加工、数据挂接、装订入库，共编制电子化档案目录3024条、案卷全文25万余页，将2065卷纸质档案全部实现电子化，进一步提高档案查询效能。
三是常态化开展业务培训，服务更规范。“我们建立了《档案管理检查制度》，针对业务档案、电子档案、财务档案、文书档案归档情况开展常态化日常检查，通过归档自查、组卷必查、科室抽查、管理互查等检查形式对档案进行全方位体检，形成闭环管理。”常熟市社会保险基金管理中心主任朱冬良介绍。
常熟市社保中心建立起业务经办和档案管理深度融合机制，用电子档案实时在线归档的要求倒逼业务的标准化，用标准化业务流程促进电子档案管理的规范化。
此外，该中心组建专职档案员队伍，完善兼职档案员制度，开展系统化培训，详细讲解档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，并对省人社一体化平台归档流程、查询方法进行现场实操指导，培训乡镇街道、科室的兼职档案管理员50余人。
该中心搭建业务交流群，解答疑难问题，加强日常指导，进一步提升档案工作人员的综合素质和业务技能。2022年以来，该中心共检查档案135份，涉及22项业务，相关问题均已整改完毕，有效提高档案管理科学化、规范化水平。
常熟社保将始终秉承着为民服务的理念，认真归好每一份档案，守护您的社保权益！
